Caso de Éxito: Por qué hacerlo y cómo hacerlo perfecto.

Pronostico de las ventas (1)

 

Seguramente tengas en el tintero la creación de un Business Case o Caso de Éxito para tu empresa, muchas empresas acaban dejándolo en el tintero (o encargándoselo a alguien de perfil bajo que no posee la suficiente información) porque realmente es un proceso tedioso y largo, que no nos lleva 5 minutos precisamente.

Caso de Éxito: ¿Por qué es tan importante que lo realicemos?

  • Por el autoconocimiento que supone: La inmersión en un Business Case o Caso de éxito nos hace descubrir nuestro verdadero potencial, muchas veces ni siquiera es el esperado. No es descabellado darte cuenta, por ejemplo, de que algo que das gratis y por sentado es el verdadero motor del beneficio al cliente, o que algo que te supone un cuello de botella no es relevante para los resultados finales. Es un material perfecto para darnos cuenta de dónde perdemos dinero u oportunidades, y más importante todavía, para dejarnos claro en qué proyectos somos relevantes y en cuáles es mejor que no nos metamos.
  • Por la reputación que puede otorgar: Presentar un caso de éxito sólido es sinónimo de estar bien informado y de ser innovador, de preocuparte por tus propios procesos, de tener la intención de auto mejora constante.
  • Por su potencia comercial: Nada mejor que el extracto de un Business Case bien estructurado para que un cliente se de cuenta de si realmente eres la empresa que necesita, y no sólo eso sino para que orientes tus esfuerzos comerciales a los clientes para los que sabes que eres realmente eficiente.

¿Qué aspectos son importantes para hacer el Business Case o Caso de Éxito perfecto?

El Business Case o Caso de Éxito TIENE que ser atractivo.

El business Case no tiene que ser un petardo de mil páginas destinado a criar polvo en una estantería, escrito por el consultor más aburrido del año.  Tiene que estar adaptado a cada lector y tiene que ser entretenido de leer, aportando información relevante. Un resumen en forma de infografía, el contenido en forma de vídeo, es igual de importante lo entretenido que sea a que el contenido sea relevante porque lo importante es que efectivamente quien tenga que leérselo se lo lea y lo aplique, y no lo compare a ser obligado a leerse las instrucciones de la caldera de gas.

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No nos olvidemos que una de sus funciones más importantes es ser una herramienta para la comunicación de la propia empresa, tanto interna como externa, y como elemento comunicativo tiene que ser atractivo por definición.

Qué elementos tiene que tener la estructura de un buen Caso de Éxito.

 

La perfecta estructura para un Business Case no existe, es decir, no está escrito en piedra cuál ha de ser su forma y eso es porque cada empresa lo aplica a su propia idiosincrasia. La clave de que sea bueno o no es, de hecho, bastante impredecible y es que depende de la inteligencia de negocio de sus propios autores.

Sin embargo, muchos Business Case o Casos de Éxito se convierten en un texto sin sentido ni orden, es importante que haya algunos puntos a incorporar en nuestra estructura básica.

Resumen ejecutivo

Aunque se escribe siempre al final hay muchas empresas que  presentan su conclusión o resumen al principio, porque es donde captamos la atención del lector. ¿Cómo conseguimos aumentar la venta de leche de vaca en un 50%? ¿Por qué nuestro plan de medios logró hacerle ahorrar al cliente un 20% en su anterior inversión?

Es importante que no contenga más de una, o dos páginas como mucho, y en él incluiremos los objetivos, la solución propuesta, los costes y beneficios, los riesgos y las fechas clave.

Objetivos.

Son la razón por la cual el caso de negocio ha tenido lugar, en una primera aproximación, los objetivos pueden ser tres, y en función de cada uno de ellos tenemos que enfocarnos en describir diferentes cosas.

  • Un cambio que tiene que ser producido y que necesita de la gestión de un tercero, situación en la cual tendremos que ser claros en cuál era la estructura anterior y a dónde queríamos llegar antes de iniciar el proceso de cambio.
  • La corrección o mejora de algo malo que sucede en la empresa, en éste caso tendremos que enfocarnos en explicar qué era lo que estaba ocurriendo, ya sea de forma financiera, en forma de testimonios, etc.
  • Un beneficio o una reducción de costes que se produce por la colaboración de ambas empresas. En éste caso es importante destacar por qué se propone éste cambio en específico.

Alternativas al Proyecto

Especialmente importante en casos de consultoría o asesoría. ¿Qué alternativas podríamos haber utilizado? Es importante que nombremos unas cuántas, normalmente alrededor de unas dos o tres (no más) especificando qué costes y qué riesgos ocasionaban, y por qué se no se han tenido en cuenta.

Parece una sección completamente inocua, pero es importante porque es aquí donde posicionamos nuestra empresa en el mercado, en una problemática específica y en la búsqueda activa de soluciones, es decir, no tenemos una solución y ya está sino que nos preocupamos por saber si realmente es lo mejor para cada caso.

Justificación de nuestra alternativa

El paso lógico, la razón por la cual nuestra alternativa si parecía ser óptima para la consecución de los objetivos.

Plan de Implementación

Es aquí donde está la «madre del cordero» porque es donde justificamos qué es lo que hemos hecho exactamente y que los objetivos no se han cumplido por arte de magia. Podemos ser todo lo meticulosos que queramos ser, intentando no ser aburridos, no olvidemos la misión principal.

Si queremos ser más específicos podemos hacer uso de apéndices, anexos, etc., para aquellos que tengan más ganas de conocer el tema.

 

Y eso es …. ¿Todo? Seguro que no, estaremos encantados de leer tu aportación. ¡Muchas gracias y que tengas un genial día!

 

 

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