¿Automatizar, o no automatizar?

La más que extensa oferta de Apps de todo tipo hace que acabemos tan bombardeados por herramientas útiles que finalmente no acabemos usando ninguna, lo cual es una pena porque hay muchísimas Apps que, además en su versión gratuita, pueden facilitarnos la vida.

La elección no tiene tanto que basarse en si es o no la mejor APP (que probablemente siempre haya una mejor, nunca se sabe) sino si estamos dispuestos a aceptar el coste de aprendizaje por una parte, y de emplear el tiempo apropiado que significa automatizar adecuadamente los procesos.

Lo que realmente va a dar valor a éstas herramientas, es la creatividad de la empresa a la hora de utilizarlas.

Automatizar la gestión de proyectos.

El valor de automatizar ésta parte de tu empresa es vital, la diferencia entre hacerlo o no hacerlo puede derivar muchas veces en perder un cliente. ¿Qué es lo que te puede aportar?

  • De un primer vistazo puedes saber en qué estado está el proyecto de un cliente y qué falta por hacer.
  • De un primer vistazo, cada miembro puede saber qué tiene que hacer y cuándo.
  • Al tener registrada la mayor parte de tareas que conlleva un proyecto (normalmente ésta información no la tenemos en cuenta) podemos destacar qué tareas nos llevan demasiado tiempo o nos crean cuellos de botella, y nos ayuda enormemente a la hora de determinar perfiles profesionales o de proveedores.
  • Al tener registrado quién es el responsable de cada tarea evitamos discusiones y conflictos acerca de qué puede haber pasado, porque tenemos dibujado el camino hacia el problema.

La herramienta que hemos escogido para esto es Asana. No es la única (hay una auténtica barbaridad de apps para ésto) ni será la última pero tiene ciertas ventajas que la hacen genial (por lo menos para nosotros).

  • Es increíblemente visual y fácil de usar. Hasta un mono en patines la sabe utilizar. Con ésto nos ahorramos el coste de aprendizaje de la app.
  • Está en la Nube, de forma que nos ahorramos espacio de hosting o de servidor, ya que muchas de éstas apps tienen que instalarse en éstos espacios.
  • Sus principales funcionalidades son gratuitas. Las más extendidas no suelen utilizarse a no ser que sea una empresa grande y su coste mensual, de todas maneras, es ridículo (5 euros al mes)
  • Su identidad corporativa nos apasiona. Y nos da igual, somos unos superficiales pero nos encanta trabajar con cosas bonitas.

Automatizar pequeños aprendizajes en la empresa

¿Cuánto tiempo pierdes cada vez que tienes que volver a explicar «al nuevo» cómo se hace ése procedimiento que tenéis que hacer todos los días? Hacer manuales de procesos repetitivos (e importantes) de la empresa no sólo tiene la ventaja de que nos ahorra tiempos perdidos en labores poco importantes, sino que nos obliga a establecer la forma en que las cosas se hacen de forma correcta y de ésta forma optimizamos los procesos.

Para hacer un manual perfecto no se pierde el tiempo leyendo  éste excelente artículo sobre  como hacer manual , y os recomendamos que utilicéis algún tipo de plataforma como Dropbox o Slideshare (con un correo específico de la empresa, puedo poner las presentaciones privadas y tenerlas guardadas igualmente en la nube, siendo fácil acceder a ellas y de nuevo sin gastar espacio innecesariamente).

Automatizar la recogida de información de la empresa

. Prácticamente todos los directivos, empresarios y por no decir todos los trabajadores en general deberían leer al menos media hora – una hora al día contenidos acerca de lo que se cuece en su sector.

 

Una de las formas de hacerlo es haciéndote suscriptor de todos los blogs que son interesantes para tu compañía con el mismo correo de la empresa, uno específico solamente para ello. De esta forma en un solo correo recibiremos los feeds de todos éstos blogs.

Otra opción es crear listas en twitter o nuestro propio Paper Li con los feeds de todos éstos lugares. Es importante que podamos tener una plataforma donde leer a la vez todo lo que consideramos importante, sin perder el tiempo.

Automatizar las redes sociales.

Si de algo hay literatura en éste mundo es de cómo automatizar tus redes sociales. Y es porque es algo que es muy importante hacer si no quieres perder el tiempo de forma increíble. Básicamente ésto es lo que hacen las agencias de social media, automatizar con sentido tus redes sociales.

¿Cuáles son las mejores aplicaciones para cada caso?

  • Para automatizar la publicación de contenidos en Twitter y Facebook: Hootsuite. Que además te permite meter un par de RSS (en su versión de pago, más) y que es la mejor básicamente porque es con la que más redes sociales interactúa.
  • Para automatizar acciones (agradecer retuits, etc) se basa en órdenes del tipo «cuando ocurra ésto, haz ésto otro». No sólo nos sirve para nuestras redes sociales, sino para nuestra propia gestión diaria. Es capaz, por ejemplo, de mandarte un mail cuando digan en el tiempo que va a llover, o guardar en tu álbum de pocket cada vez que alguien te etiquete en un post de Facebook, Una perita en dulce de app, vaya.

 

Automatizar la Gestión de Clientes y las acciones de Marketing

La cantidad de clientes y de oportunidades de venta que llegan a perderse por no contar con un CRM son brutales. Las grandes empresas los utilizan ya como pilar básico de su gestión con clientes, pero por alguna razón (seguramente el alto precio que parecen tener o lo engorroso que resulta su aprendizaje) en las pequeñas empresas (que somos la gran mayoría) no se instalan con tanta facilidad.

Puede que meter ésta parte aquí resulte algo confuso, porque el hecho de automatizar nuestras acciones de marketing resulta bastante perjudicial (está demostrado que tienen mucha más eficacia las que se van programando manualmente), lo que queremos aconsejar es automatizar cómo manejamos la información que tenemos de nuestros clientes de forma que a la hora de planificar nuestras campañas tengamos ordenado todo de forma óptima para tomar las mejores decisiones.

Un CRM no es mágico, no va a vender más de por sí, pero bien empleado puede incrementar las ventas hasta en un 30%. De momento no hemos encontrado una solución buena y gratuita (si vosotros sí, ¡por favor contadnos!!)  así que tenemos que recomendaros SalesForce, Zoho o  SugarCRM, los principales y más famosos.

También es muy bueno utilizar un buen gestor de envíos de mailing, donde tengas a buen recaudo y bien filtradas tanto tus listas de suscriptores como de clientes. Nosotros, escogemos mailchimp, pero aquí la oferta también es buena y variada.

 
 

Automatiza la gestión básica de recursos humanos.

En cuanto comienzas a tener más de tres o cuatro empleados comienza la necesidad de tener que gestionar tiempos fuera, vacaciones, etc. Normalmente un excel churro suele ser la forma de hacerlo. Sin embargo, si tienes menos de 5 empleados de forma gratuita (si no hay que pagar un poquito) puedes gestionarlo de perlitas con Findmyshift

 

Ayudadnos a mejorar éste post y entra en el sorteo de una agenda.

¿Cuáles son las herramientas que vosotros usáis para mejorar los procesos de vuestro negocio? ¡Seguro que tenéis mejores ideas que nosotros! Estamos deseando oírlas, así que sorteamos varias agendas para 2016 entre todos los que participéis hasta el 15 de Enero de 2016.

¡Por cierto, muy bonitas!

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